Se libérer des listes de tâches
99 % des systèmes d’organisation reposent sur un mécanisme complètement obsolète, qui n’a jamais fonctionné : les listes de tâches.
Faire dépendre toute son organisation d'une liste de tâches, c’est la pire chose qu’on puisse faire parce que, par nature, elles sont des trous sans fond :
Plus on raye des tâches, et plus on en ajoute de nouvelles !
Il suffit de prendre un tout petit peu de recul pour réaliser que cette méthode ne fait absolument aucun sens, et n’est pas autre chose qu’une autoroute vers le burn-out.
Imaginons, par exemple, que je souhaite me perfectionner en écriture. Je crée donc cette tâche sur ma liste : « Trouver des livres et des formations sur l’écriture ».
Mais une fois que je l'aurai cochée, je me retrouverai peut-être déjà avec 3 à 5 tâches supplémentaires sur ma liste, comme :
‐ Suivre la formation X ;
‐ Lire le livre Y ;
‐ Lire aussi le livre Z…
Et une fois que j’aurai enfin coché ces trois tâches, j’aurai peut-être maintenant plus d’une cinquantaine de tâches nouvelles, qui correspondront à toutes les actions que ces contenus m’auront donné l’idée de mettre en place ou d’essayer.
Puis, chacune de cette cinquantaine de nouvelles tâches donnera ensuite naissance, à son tour, à des dizaines et des dizaines de tâches supplémentaires…
Pourtant, tout était parti d’UNE SEULE tâche sur ma liste : « Me former à l’écriture ».
En d’autres termes, presque toutes les choses que l’on ajoute à une liste de ce type entraînent inévitablement la création d’un énorme nombre de tâches supplémentaires, de façon exponentielle :
Quand ils réalisent ça, certains baissent les bras, et considèrent leur liste de tâches comme le menu d'un restaurant, dans lequel on peut choisir à l'envie, plutôt que comme quelque chose de prescriptif. C’est l’approche que conseillent les spécialistes de l’efficacité de la « nouvelle vague », comme Olivier Burkeman :
Choisir ses tâches du jour comme on choisit un plat sur un menu, ça fait joli sur le papier. Mais le problème, c’est qu’en travaillant de cette manière, c’est bien difficile de réussir à accomplir ses projets à temps et à avancer vraiment…
On a donc le choix :
‐ Soit on choisit d’utiliser un système basé sur des listes de tâches, et on sera peut-être efficace sur le court terme (tout en courant vers le burn-out sur le moyen et long terme, et en sachant qu’on ne réussira JAMAIS à accomplir tout ce qu’on a listé…)
‐ Soit on choisit la tâche qui nous fait le plus envie à un moment donné, selon l’humeur de l’instant, comme on choisit un plat sur un menu (et inévitablement, les tâches qui demandent le plus de concentration et qui sont les plus monotones seront évitées la plupart du temps, alors qu’elles sont souvent les plus essentielles…).
Alors, comment faire ?
Il existe une approche de l’organisation qui est diamétralement opposée aux listes de tâches. Cette approche, c’est celle que tous les sages ont utilisée au fil des siècles. Celle, aussi, que les auteurs les plus prolifiques de tous les temps utilisaient, et celle que j’ai appliquée à titre personnel pour pouvoir créer plus de 400 formations au fil de ma carrière :
Il s’agit de suivre une ROUTINE au lieu d’utiliser une liste de tâches :
Image : à gauche, un « Horarium » -une routine quotidienne- datant du XVIè siècle, et à droite la routine quotidienne de Benjamin Franklin.
C’est-à-dire qu’on commence par se demander :
« Qu’est-ce que je veux pouvoir créer, et à quelle régularité ? »
« De combien de temps ai-je besoin chaque semaine pour me former, réfléchir, faire mûrir mes idées, créer, puis mettre en forme mes contenus pour les publier ? »
Et enfin :
« Comment est-ce que je pourrais créer un programme quotidien ou hebdomadaire équilibré, compatible avec toute la palette des humeurs possibles, qui ne me demande pas de me presser, et qui me permettrait de réaliser toutes ces choses régulièrement ? »
Quand on a établi une routine de ce type, on peut passer la première année qui suit à l’améliorer et à l’optimiser, jusqu’à ce qu’elle soit tout à fait idéale.
Quand on travaille avec une routine :
‐ Écrire 500 mots par jour (soit deux pages d'un cahier A5 écrites à la main) permet d'obtenir un livre complet en 80 jours.
‐ Enregistrer 10 minutes de contenu chaque matin pour sa prochaine formation permet d'en lancer une nouvelle tous les 15 à 30 jours.
Et ainsi de suite...
Cette approche fonctionne : elle a été appliquée depuis le VIè siècle dans les monastères d’Europe (suite aux travaux de Benoît de Nursie et à l’établissement de sa Règle), et a permis le développement d'activités parfois florissantes qui existent encore aujourd’hui, et qui ont battu tous les records de longévité (comme la brasserie de Weltenburg, en Allemagne actuelle, qui existe depuis l'an 1050, et comme beaucoup d'autres entreprises du type).
C’est aussi la façon dont ont travaillé l’écrasante majorité des auteurs, des artistes et des créatifs qui ont laissé leur nom dans l’histoire (à ce propos, je recommande les livres Daily Rituals: How Artists Work et Daily Rituals: Women at Work qui détaillent la routine quotidienne de nombreux écrivains, inventeurs, scientifiques et créatifs).
J’ai travaillé moi aussi de cette manière pendant des années. Et ça a porté des fruits : j’avais tellement optimisé ma routine que j’ai pu créer plus de 400 formations en ligne (une par semaine pendant des années, en plus d’une newsletter quotidienne).
Pourtant, cette approche pose elle aussi plusieurs problèmes :
Le plus grand de ces problèmes, c’est la monotonie. Le manque de variété, de sentiment d’aventure et de découverte.
On peut avoir l’impression, après quelques mois ou quelques années, de fonctionner comme un robot. Surtout si la routine qu’on suit est très détaillée.
Et puis, il y a des choses qui ne peuvent pas entrer dans une routine de ce type : c’est tout ce qui concerne ce que j’appelle l'EXPLORATION :
C'est ce qu'on fait quand on essaye de nouveaux outils. Quand on met au point de nouvelles stratégies. Quand on fait des tests. Quand on se forme et qu'on fait des recherches…
Ces tâches ne peut pas entrer dans une routine régulière, parce qu’il est absolument impossible de quantifier le temps qu’on y passera.
Quand on essaye un nouvel outil ou une nouvelle stratégie, par exemple, on n’a aucune idée de là où ça peut nous mener, des découvertes supplémentaires qu’on fera sur la route et qui demanderont parfois un investissement en temps ou en énergie énorme (qui est impossible à prévoir et à quantifier)…
C’est la raison pour laquelle les routines régulières sont davantage utilisées par les créatifs qui ont DÉJÀ réussi (ou qui n’ont ni le besoin ni l’envie de modifier leur façon de travailler ni l'architecture de leur activité).
Mais pour tous les autres (en particulier ceux qui se lancent, ou qui sont dans la phase de démarrage de leur activité), l’exploration représente parfois l’essentiel des journées.
Pour pallier ces problèmes et ces limitations, j’ai développé les mécanismes suivants, qui font partie du « système d’exploitation » que je propose aux créateurs et aux entrepreneurs pour organiser leur quotidien :
D’abord, dans ce système, la routine est essentielle. Mais au lieu d’avoir pour fonction première d’imposer et de prescrire, elle est utilisée pour RASSURER. Pour savoir où on en est. Pour maîtriser les retards. Pour éviter d’être dans l’incertitude. Mais jamais pour forcer, jamais pour imposer une rigidité.
On obtient donc tous les bénéfices d'une organisation par routines, tout en évitant la monotonie et la rigueur qui y sont souvent associées.
Ensuite, même si on utilise une routine optimisée aux petits oignons, on ne néglige pas pour autant l’exploration :
La routine et l’exploration ont chacune leur rôle dans cette approche. Elles se complémentent. Elles s’équilibrent. Et elles ont chacune une place précise dans nos semaines : on se consacre à l’une et à l’autre au moment idéal, pour ne pas que l’une nuise à l’autre, ou prenne la primauté sur l’autre. Elles deviennent interdépendantes :
Et lorsqu'on applique cette approche, notre routine ne contient pas que des tâches de travail à proprement parler. Elle contient aussi tout ce qui est NÉCESSAIRE à notre travail parce qu’il le NOURRIT : la formation profonde, la maturation d’idées et le silence, la connexion avec les autres, l’effort physique… :
Je détaille cette façon de s’organiser aux modules suivants de la formation complète « L'Art de la Performance Tranquille » :
Restaurer l'équilibre entre création et exploration
Module 4 de la formation L'Art de la Performance Tranquille
(Module vidéo de 22 minutes)
Même si tu dois faire beaucoup de recherches, d'essais et d'explorations de nouvelles pistes, ta pratique de création quotidienne doit rester ta priorité. Tu vas découvrir des techniques pour te libérer de la tentation de foncer tête baissée dans toutes les opportunités ou idées d'exploration qui se présentent à toi :
Apprends à intégrer des temps d'exploration à ton emploi du temps de façon mesurée, en utilisant des règles et des mécanismes précis, pour qu'ils n'empiètent pas sur ta routine de création.
Je te donne aussi un framework de journée équilibrée, avec des suggestions de combinaisons pour intégrer sainement ces temps d'exploration.
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L'art de la création profonde : une routine compatible avec toutes les humeurs
Module 2 de la formation L'Art de la Performance Tranquille
(Module vidéo de 39 minutes)
Apprends à structurer tes séances de création autour d'étapes clés : d'abord l'apaisement de l'esprit, puis l'échauffement par l'écriture libre, puis la préparation intuitive, suivie de la période de création pure.
Tu vas apprendre à construire une pratique de création quotidienne, durable et apaisée, compatible avec toutes les humeurs, qui permet de donner le meilleur de toi-même de façon extrêmement régulière.
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L'apprentissage profond : assimiler sans se laisser submerger
Module 6 de la formation L'Art de la Performance Tranquille
(Module vidéo de 31 minutes)
Finie la consultation frénétique de contenus superficiels et l'apprentissage de surface, finis les listes de "choses à lire" interminables, finie l'accumulation de notes sur lesquelles on ne revient jamais, et l'overdose d'informations.
Voici une approche intentionnelle et ciblée de l'apprentissage : ce que tu apprends ne rentre plus par une oreille pour sortir aussitôt par l'autre : tu assimiles en profondeur, tu progresses de façon concrète, et tu ne te laisses plus submerger.
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Sortir de la spirale toxique des statistiques et des objectifs
Module 5 de la formation L'Art de la Performance Tranquille
(Module vidéo de 42 minutes)
Transforme ta vie et ton activité en un laboratoire :
Formule des hypothèses, teste-les sur des durées définies puis tire des enseignements des résultats, sans que les échecs ne puissent impacter tes émotions.
Libère-toi aussi du rapport malsain aux statistiques : apprends à travailler par cycles en améliorant tes méthodologies à chaque itération et à développer ta capacité de jugement de façon naturelle, pour progresser de façon sereine et apaisée.
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